Vous envisagez d’externaliser vos données, vous savez que de nombreuses solutions existent mais vous ne savez pas laquelle est la plus adaptée à vos besoins ? Et dans quelle mesure les mettre en place ? Pour mieux comprendre les enjeux et les avantages de cette transition, nous vous proposons de regarder ensemble ce que l’externalisation de vos données peut apporter dans le cadre de votre entreprise, notamment pour les PME.
Externaliser n’est pas une décision à prendre à la légère
“Information is power”. Habituellement, les entreprises nous demandent d’installer des serveurs internes pour divers emplois : logiciels de gestion, serveurs de messagerie, d’impression, de fichiers ou encore de sécurité. Ce qui demande d’anticiper leurs besoins en amont tels que :
- La puissance nécessaire pour ne pas saturer leur système d’information
- La capacité de stockage des serveurs sans avoir à les changer
Sans compter que cette solution n’est pas évolutive dans le temps si, par exemple, votre activité s’élargit. Par ailleurs, cela nécessite un investissement important et renouvelable tous les 3 à 5 ans puisque selon les statistiques, les pannes sont 7 fois plus importantes, après 3 années.
Et l’externalisation dans tout ça ?
Vous bénéficiez d’une garantie de puissance et de stockage en fonction de vos besoins et évolutifs dans le temps. L’usage des dispositifs est alors considéré comme un service. Par conséquent, les coûts sont réduits car il n’y a plus d’investissement à prévoir dans le temps et la maintenance est facilitée.
Un cabinet d’études indépendant Vanson Bourne affirme que sur les 500 PME interrogées (E.U, Royaume-Uni, Allemagne et France) la moitié déclarent qu’un arrêt d’activité IT leur coûte environ 150 000 $/heure.
Enfin, externaliser les données de votre entreprise peut vous permettre d’entrevoir différentes manières de travailler avec vos collaborateurs, comme par exemple le “remote working”. Vous pouvez d’ailleurs consulter à cet effet notre précédent article sur la mobilité : Comment optimiser la mobilité professionnelle des entreprises suisses ?
Comment externaliser les données de votre entreprise et quelles sont les solutions ?
Externaliser les données de votre entreprise concernera la gestion de vos applications mais aussi la gestion de vos données globalement.
Pour la gestion des applications, il faudra externaliser le support fonctionnel des applications, la maintenance, ou encore la gestion des évolutions et des mises à jour. En ce qui concerne les données, on s’interrogera en particulier sur les risques liés à l’hébergement.
Et pour cause, la maintenance et l’installation des solutions d’externalisation sont en majorité effectuées à distance, ce qui permet d’éviter le déplacement des techniciens, et de gagner en réactivité.
Par ailleurs, le Cloud Computing est aujourd’hui largement utilisé et recommandé par les institutions européennes pour améliorer la compétitivité des entreprises. Toutefois, cette solution comporte une part de risque, du fait que ses plateformes virtuelles développées à distance peuvent être localisées dans n’importe quel pays. Il s’agira donc d’être prudent lors de l’usage du Cloud Computing.
- Dressez un inventaire de vos différentes données
Où sont stockées vos données ? Quel est leur degré de confidentialité ? Leur quantité ? Leur nature (messagerie, application etc.) ? Les données sont-elles sur un serveur interne à l’entreprise ? Répondez à toutes ces questions avant d’entreprendre une stratégie d’externalisation.
- Évaluez vos besoins
Une agence marketing digitale qui partage des centaines de fichiers média n’a pas les mêmes besoins qu’un conseil d’administration. Les besoins en termes de sécurité ne seront pas les mêmes également. Définissez concrètement pour quel support, et à quel niveau de sécurité la solution sélectionnée doit répondre.
- Comparer les offres des prestataires
Entre acteurs publics et privés des solutions d’externalisation des données, le choix est souvent difficile. Pour vous aider dans votre décision vous pouvez consulter cette infographie au sujet du cloud public Vs privé: le match. Le prestataire fait-il appel à des sous-traitants, l’hébergement est-il sécurisé, où les données sont-elles hébergées, et le client est-il en mesure de respecter les délais ?
Quoi qu’il en soit, en faisant confiance à un fournisseur de solutions, vous bénéficierez de son expertise et de son savoir-faire. Il sera en mesure de vous guider, en vous aidant par exemple à détecter d’éventuelles menaces.
Pour résumer
En résumé, lorsque vous externalisez les données de votre entreprise, vous avez non seulement une solution optimale pour sauvegarder vos données en toute sécurité mais également une solution pour disposer d’informations actualisées en temps réel au fil de la journée.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’externalisation des données de votre entreprise, demandez votre rendez-vous téléphonique pour échanger avec un expert et évaluer les mesures envisageables.
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